Xử lý hóa đơn điện tử lập sai: điều chỉnh hay thay thế?

Sai tên, địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế

Không phải lập lại hóa đơn. Người bán thông báo cho người mua về sai sót và thông báo với cơ quan thuế theo mẫu quy định. Các chỉ tiêu khác (mã số thuế, tiền hàng, thuế) vẫn đúng nên không ảnh hưởng nghĩa vụ thuế.

Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa

Người bán chọn một trong hai cách:

1. Lập hóa đơn điều chỉnh: ghi rõ "Điều chỉnh cho hóa đơn mẫu số… ký hiệu… số… ngày…", chỉ ghi phần chênh lệch tăng (số dương) hoặc giảm (số âm).
2. Lập hóa đơn thay thế: hóa đơn mới thay toàn bộ hóa đơn sai, ghi rõ "Thay thế cho hóa đơn…".

Theo quy định sửa đổi từ 01/06/2025, khi người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh, trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hai bên cần có văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót (trừ trường hợp người bán tự phát hiện và xử lý theo quy định riêng).

Hóa đơn chưa gửi người mua, lập nhầm

Hóa đơn đã có mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua mà phát hiện sai: người bán thông báo hủy với cơ quan thuế và lập hóa đơn mới thay thế.

Hóa đơn của kỳ đã khai thuế

• Điều chỉnh / thay thế làm thay đổi số thuế: kê khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, thay thế theo hướng dẫn hiện hành.
• Lưu cả hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh / thay thế và văn bản thỏa thuận trong hồ sơ.

Mẹo kiểm soát: trước khi phát hành, đối chiếu mã số thuế người mua trên cổng tra cứu của Tổng cục Thuế, không gõ tay theo danh thiếp.

Bài viết tham khảo, theo văn bản có hiệu lực đến ngày cập nhật. Quy định thuế, bảo hiểm thay đổi thường xuyên: đối chiếu văn bản gốc hoặc liên hệ Kế toán Thái Sơn trước khi áp dụng.